HƯỚNG DẪN THAM GIA LỄ HỘI THỜI TRANG VÀ LÀM ĐẸP QUỐC TẾ VIỆT NAM 2019

1. Khai mạc Lễ hội và trình diễn thời trang
Ngày 8/12/2019 Tại quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục

2. Gian hàng hội chợ và các hoạt động XTTM Trình diễn thời trang
Tại Trung tâm Triển lãm Quốc tế I.C.E Hà Nội
91 Trần Hưng Đạo, Hà Nội.
– Thời gian tổ chức : Từ 11– 15 tháng 12 năm 2019
– Khai mạc : 19h00 ngày 11/12/2019
– Thời gian mở cửa hàng ngày: từ 9h00 đến 21h30
– Kết thúc : 21h30 ngày 15/12/2019

II. QUI ĐỊNH CỦA BAN TỔ CHỨC

1. Đăng ký tham gia
– Đơn vị tham dự Hội chợ phải ghi chính xác tên Công ty và sản phẩm trưng bày vào Đơn đăng ký tham dự. Tên đơn vị sẽ được in trên biển tên gian hàng, kỷ yếu và các tài liệu liên quan khác với mục đích quảng bá.
– Bản Đăng ký tham dự và Bản sao Đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp gửi về Ban tổ chức qua đường bưu điện hoặc e-mail. Sản phẩm trưng bày phải đúng với sản phẩm liệt kê trong Bản đăng ký, Ban tổ chức có quyền từ chối các gian hàng trưng bày không đúng sản phẩm đăng ký.

2. Qui định về thời gian
2.1. Bàn giao gian hàng:
– Ban tổ chức chỉ bàn giao gian hàng sau khi đơn vị nộp đủ tiền thuê gian hàng theo hợp đồng và có xác nhận của phòng Tài chính kế toán.
– Ban tổ chức tiến hành làm thủ tục bàn giao gian hàng để doanh nghiệp đưa hàng hóa vào trưng bày trong khu triển lãm các ngày:A. Gian hàng tiêu chuẩn : từ 8h00 ngày 10/12/2019
B. Mặt bằng trống : từ 8h00 ngày 9/12/2019
– Thời gian thi công hàng ngày:

• Ngày 9, 10/12: từ 8h00 đến 18h00
• Ngày 11/12: từ 8h00 đến 15h00

– Thời gian tháo dỡ và di chuyển gian hàng:

• Từ 18h00 ngày 18 đến 12h00 ngày 19/12

Các đơn vị có nhu cầu thi công ngoài giờ quy định, đề nghị đăng ký theo Mẫu 1B gửi BTC và nộp phí thi công ngoài giờ.
Lưu ý: Đối với các gian hàng có hàng hóa sản phẩm trưng bày lớn và phức tạp phải thi công trước ở xưởng, khi đưa vào nhà trưng bày chỉ chỉ lắp ráp và trang trí

2.2. Thời gian triển lãm:
– Trong thời gian diễn ra Hội chợ, các doanh nghiệp phải có đại diện tại gian hàng để bảo vệ hàng hóa của mình từ 8:30 sáng và rời khỏi gian hàng sau 21:30 hàng ngày để bảo vệ kiểm tra, niêm phong nhà triển lãm.
– Đối với hàng hóa trưng bày các đơn vị muốn đưa ra khỏi nhà triển lãm trước 21h00 ngày 15/12/2019 phải có xác nhận của BTC.

3. Qui định về gian hàng, dàn dựng
3.1. Bàn giao gian hàng:
– Gian hàng tiêu chuẩn 9m2 (3m x 3m) bao gồm: Vách ngăn cao 2.5m, thảm sàn, 2 đèn tube neon, 1 bàn thông tin, 2 ghế, tên công ty trên trán gian hàng, 1 ổ cắm điện 13A/220V và 1 sọt rác.
– Các doanh nghiệp không được đóng đinh, hoặc sử dụng các loại keo có độ dính cao dán vào hệ thống vách, không treo các vật nặng lên trán gian hàng, nếu làm hư hỏng hoặc mất các thiết bị thì sẽ phải chịu đền bù cho đơn vị dàn dựng
– Ngoài các thiết bị được cung cấp theo tiêu chuẩn, đơn vị Triển lãm có thể thuê thêm các thiết bị khác theo Mẫu 2
– Các doanh nghiệp phải sử dụng đúng với diện tích đã thuê và sẽ phải thanh toán với Ban tổ chức số diện tích vượt trội.
– Các doanh nghiệp thuê từ 02 gian hàng trở lên cần có đề nghị bằng văn bản yêu cầu dựng hoặc không dựng các vách ngăn gian hàng kèm theo bản đăng ký. Những thay đổi trong gian hàng (tên trán gian hàng, vách ngăn…) nếu không có thông báo bằng văn bản cho Ban tổ chức trước ngày 06/12/2019 sẽ phải mất chi phí tháo dỡ.
– Trong trường hợp trưng bày không đúng với diện tích hoặc ảnh hưởng đến tổng thể chung của khu Triển lãm và các gian hàng bên cạnh, Ban Tổ chức sẽ yêu cầu sửa đổi hoặc không cho phép thực hiện.
– Các đơn vị tham dự phải liên hệ kho hàng để chứa các bao bì, vật liệu hàng hóa của mình, tuyệt đối không để trên đường đi và để ngoài diện tích gian hàng đã thuê.
– Ngoài thiết bị tiêu chuẩn đã được cung cấp, các đơn vị thuê gian hàng tiêu chuẩn có nhu cầu sử dụng thiết bị điện khác phải đăng ký với BTC và trả tiền theo giá qui định hiện hành của BTC theo Mẫu 3
– Tuyệt đối không được đun nấu, sử dụng bếp điện, bếp gas, hàn và sử dụng thiết bị tạo lửa trong các nhà triển lãm. Trường hợp đặc biệt, người tham dự phải đề nghị và được sự chấp nhận của Ban tổ chức.

3.2. Qui định về dàn dựng:
– Các đơn vị tham gia hội chợ không thuê gian hàng tiêu chuẩn (thuê mặt bằng dàn dựng gian hàng đặc biệt) cử cán bộ có trách nhiệm đến nhận mặt bằng tại nhà trưng bày. Ranh giới các khu trưng bày của các đơn vị do BTC phân định.
– Chỉ được dàn dựng gian hàng trong diện tích được giao. Các gian hàng không được ảnh hưởng đến gian tiếp giáp hoặc che khuất mặt tiền của gian đối diện.
– Để đảm bảo tính tổng thể về mỹ thuật của hội chợ và sự thích hợp đối với hạ tầng kỹ thuật của các nhà trưng bày, yêu cầu các đơn vị tham gia hội chợ trình BTC xem xét, duyệt thiết kế khu trưng bày của đơn vị mình 15 ngày trước khi thi công. BTC có quyền yêu cầu thay đổi thiết kế nếu thấy có ảnh hưởng tới tổng thể chung của hội chợ hoặc không đảm bảo an toàn.
– Nếu thuê nhà thầu bên ngoài phải gửi thông tin của nhà thầu đó (tên công ty, địa chỉ, điện thoại và nhân viên phụ trách) và phải đảm bảo rằng các nhà thầu đó phải tuân thủ theo đúng các nội quy, qui định của nhà Triển lãm và cam kết tự chịu trách nhiệm về an toàn lao động trong quá trình thực hiện. Đăng ký theo Mẫu 1A
– Trường hợp có nhu cầu thi công ngoài giờ, đơn vị thi công đăng ký với BTC (theo mẫu) và nộp phí làm ngoài giờ theo quy định.

4. Qui định về Trật tự an ninh
– Các đơn vị tham gia hội chợ nghiêm chỉnh thực hiện quy định về an ninh trật tự BTC trong thời gian hội chợ.
– Đề nghị các đơn vị triển lãm đeo thẻ khi ra vào khu triển lãm. BTC sẽ tiến hành kiểm soát thẻ của các nhân viên gian hàng khi ra vào cửa và trong gian hàng.
– BTC có trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự chung trong khuôn viên hội chợ, bảo vệ tài sản chung của hội chợ và các gian trưng bày trong thời gian hội chợ đóng cửa. Khu vực ngoài trời tự các đơn vị tham gia hội chợ quản lý.
– Các đơn vị tham gia hội chợ tự tổ chức quản lý và bảo vệ tài sản, vật trưng bày của gian hàng trong thời gian thi công và thời gian mở cửa hội chợ.
– Nghiêm cấm mang vào, sử dụng hoặc trưng bày các chất dễ gây cháy, nổ, chất gây ô nhiễm môi trường.
– Các khu trưng bày sử dụng âm thanh cần có âm lượng phù hợp không làm ảnh hưởng đến các đơn vị khác.

5. Qui định về vệ sinh môi trường
– BTC chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh môi trường các khu vực chung trong khuôn viên hội chợ, các gian hàng có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh chung, bỏ rác thải vào nơi qui định, không xả rác ra đường đi hoặc khu vực chung. Các đơn vị tham gia chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh trong khuôn viên khu trưng bày của mình.
– Trong thời gian thi công triển lãm, các đơn vị thi công có trách nhiệm thu gom và vận chuyển phế thải ra khỏi triển lãm. Nếu vi phạm, các đơn vị thi công phải trả tiền theo qui định cho BTC thuê đơn vị dịch vụ thực hiện.

6. Qui định về tổ chức sự kiện
Các đơn vị tham gia triển lãm có nhu cầu tổ chức các hoạt động như hội nghị, hội thảo, xúc tiến thương mại, hoặc các hoạt động quảng bá khác yêu cầu đăng ký với BTC (theo mẫu). Các chi phí liên quan đến tổ chức các sự kiện này do đơn vị tổ chức tự chịu trách nhiệm.

III. CÁC MẪU ĐĂNG KÝ

– Bản đăng ký dàn dựng gian hàng (Mẫu 1)
– Bản đăng ký tự thi công gian hàng (Mẫu 1A)
– Bản đăng ký thi công ngoài giờ (Mẫu 1B)
– Bản đăng ký thuê vật tư, thiết bị (Mẫu 2)
– Bản đăng ký thuê thiết bị điện, nguồn điện (Mẫu 3)